クラウド化で業務を刷新。
海外仕入業務もFLAMで一元管理

油圧・空圧シリンダーや産業用シールなどの機械部品を海外から輸入し、国内の顧客に販売している株式会社エム・オー・テック様。仕入先はイギリス・中国・台湾など多岐にわたり、業界に特化したニッチな製品を扱っています。

従来はオンプレミスの販売管理システムを1名で運用しており、二重入力や作業の属人化が課題でした。インボイス制度の開始を機に、同社はクラウド販売管理システム「フラム」へのリプレイスを決断。外貨対応や見積・請求業務の効率化、チーム全体での情報共有が可能となり、大きな業務改善を実現しました。

二重入力の解消で、発注業務の負担が大幅に軽減

— 導入前はどのような課題があったのでしょうか。

神戸様：　以前はオンプレミスの販売管理システムを、私ひとりで運用していました。営業担当がExcelで作成した見積書や発注書を、後から私がシステムに再入力する必要があり、非効率だと感じていました。
また、海外メーカーへの発注書は英語で作成し、それを日本語でシステムに入力し直すという作業も発生しており、非常に手間がかかっていました。請求書も必要な情報が網羅されておらず、ちょうどインボイス制度の開始が重なったため、システムの見直しを本格的に検討し始めました。

決め手は「カスタマイズ性」と「軽快な操作感」

— 数あるシステムの中からFLAMを選んだ理由を教えて下さい。

神戸様：　一番の決め手は、クラウドであることに加えて、操作画面が見やすく、動作も軽快だった点です。さらに、自社である程度カスタマイズできる柔軟性も魅力でした。 実際にデモ環境を試した際に、「こういうこともできる」「これまで不便だった部分が一気に解消できそうだ」と感じ、すぐに導入の方向で進めました。
他社製品もいくつか試しましたが、操作感や機能面で合わなかったり、価格が高かったりと、決め手に欠けていたんです。結果的にFLAMが最も現実的な選択肢だと判断しました。

FLAM導入後は、請求業務時間の大幅短縮をはじめ、出荷担当の方も含め全員がシステムにアクセスできるようになり、業務の効率化がを実現。

外貨対応も、必要な範囲で十分にカバー

— 輸入業務に特有の外貨対応機能はいかがでしたか。

神戸様：　外貨対応が必要な業務ではあるのですが、専用のシステムは高価で操作も複雑な印象がありました。そこで、最低限の対応をFLAMで行い、補完的にExcelで管理する運用を選びました。
実際には、発注書を英語で出せるようにカスタマイズしていただき、十分に実務に対応できています。必要なポイントさえ押さえていれば問題なく運用できると感じましたし、導入の際も社長にそう説明して了承を得ました。

請求業務が「3時間→15分」に短縮。コスト削減効果も

— 導入後の効果を教えてください。

神戸様：　一番大きな効果は、請求業務の効率化です。FLAMのメール送信機能を活用し、郵送による請求書の送付を完全にやめました。その結果、年間で12〜15万円ほど郵送費を削減できています。
また、請求書の発行作業も、従来は毎月3時間ほどかかっていたのですが、今では15分程度で完了しています。こうした時間の削減は、他の業務への時間確保にもつながっており、大きな改善効果を感じています。

全社員が使えるシステムに。現場の効率もアップ

— クラウド化による社内での変化はありましたか。

神戸様：　これまでは私と営業担当だけがシステムを使っていましたが、FLAMを導入してからは、出荷担当のパート社員も含め、全員がシステムにアクセスできるようになりました。
たとえば、出荷作業中に在庫数の確認や仕入先のチェックなどをiPadから直接確認できるようになり、わざわざ私に聞きに来る必要がなくなったのは大きな変化でした。
出荷指示もFLAM経由でメールで送れるため、業務全体がスムーズになったと実感しています。

小規模でも“業務全体”をカバーできる安心感

— これから導入を検討する企業に向けて、アドバイスがあればお願いします。

神戸様：　少人数で業務を回している会社ほど、クラウド型の販売管理システムは大きな効果を発揮すると思います。
FLAMは操作が直感的で、初めて触る人でもすぐに使いこなせる印象です。費用面でも導入しやすく、必要な機能が揃っているので、安心して使い始めることができます。